Les durées légales de conservation de vos documents – conservation des données informatiques
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Documents fiscaux
L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
La conservation des données informatiques
La durée de conservation doit être définie en fonction de la finalité de chaque fichier. Ainsi, la conservation d'une même donnée peut varier en fonction des objectifs poursuivis.
Par exemple,
- Les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation pendant 3 ans doivent être supprimées
- Les données figurant dans un dossier médical doivent être conservées 10 ans
L'archivage des données
Certaines données personnelles peuvent, et dans certains cas, doivent, faire l’objet d’un archivage lorsqu’elles présentent encore un intérêt.
Un archivage sélectif
Lorsqu'un texte prévoit une obligation d'archivage, le responsable du fichier doit veiller à archiver uniquement les données utiles au respect de l’obligation prévue, ou pour faire valoir un droit en justice.
Un archivage limité dans le temps
Les données nécessaires pour répondre à une obligation légale ou réglementaire peuvent être archivées le temps nécessaire à l’accomplissement de l’obligation en cause. Les données archivées doivent être supprimées lorsque le motif justifiant leur archivage n’a plus raison d’être.
Un archivage sécurisé
Des mesures techniques et organisationnelles doivent être prévues pour protéger les données archivées (destruction, perte, altération, diffusion ou accès non autorisés...). Ces mesures doivent assurer un niveau de sécurité approprié aux risques et à la nature des données.
Cette sécurité est actuellement exigée par la loi « informatique et libertés ». Elle le sera à compter du 25 mai 2018 par le règlement européen sur la protection des données personnelles (dit RGPD)
Pour plus d’information sur la protection des données informatiques : https://www.cnil.fr
